Politique et lignes directrices sur le retrait d’un cours (W)

Legislative History:

Approbation par le Sénat universitaire : 2016/02/28; Révisé et approuvé par la direction du Sénat universitaire sous l’autorité d’été, juillet 2016 (entrée en vigueur automne/hiver 2016-2017)

Approval Authority: Senate

Signature: Maureen Armstrong


Politique

La politique sur l’abandon de cours a les applications suivantes :

a) Retrait d’un cours et mention sur le relevé de notes : Sélection de l’étudiant

Pendant la période entre le dernier jour où il est permis d’abandonner un cours sans obtenir de note et le dernier jour des cours pendant une session, les étudiants de premier cycle peuvent se retirer d’un cours à la condition que l’inscription au cours reste sur le relevé de notes de l’étudiant, désigné par un « W » dans les dossiers de l’Université et comme décision relative au grade sur le relevé de notes de l’étudiant. Aucun crédit ne sera conservé pour le cours et aucun crédit ne sera inclus dans le calcul de la moyenne pondérée cumulative (MPG) de l’étudiant. Aucune demande de suppression de la mention W ne sera permise et les frais de scolarité pour les cours abandonnés dans le cadre de l’option de retrait tardif ne seront pas remboursés. Les cours pour lesquels cette décision a été consignée ne seront pas considérés comme une tentative[1] dans le contexte de la Politique du Sénat universitaire sur la reprise de cours réussis ou échoués pour obtenir des crédits universitaires.

Exceptions :

L’option d’abandon tardif dans le cadre de la politique sur le retrait d’un cours ne s’applique pas aux situations suivantes :

  • programmes d’études supérieures;
  • programme menant à un JD;
  • stades, internats, programmes coopératifs ou autres placements d’apprentissage par l’expérience; et
  • échanges ou cours avec co-inscription suivis dans un autre établissement.

b) Retiré d’un cours comme requête ou décision dans le cadre d’un appel

Retiré d’un cours sera une décision dont disposent les comités de requête ou d’appels de la faculté et le comité d’appel du Sénat universitaire pour les requêtes de retrait tardif d’un cours. Lorsque la mention Retiré d’un cours est accordée par un comité, le cours en question reste sur le relevé de notes de l’étudiant, désigné par un « W » dans les dossiers de l’Université et comme décision relative au grade sur le relevé de notes de l’étudiant. Aucun crédit ne sera conservé pour le cours et aucun crédit ne sera inclus dans le calcul de la moyenne pondérée cumulative (MPG) de l’étudiant. Les frais de scolarité pour les cours abandonnés dans le cadre de l’option d’abandon tardif ne seront pas remboursés. Les cours pour lesquels cette décision a été consignée ne seront pas considérés comme une tentative dans le contexte de la Politique du Sénat universitaire sur la reprise de cours réussis ou échoués pour obtenir des crédits universitaires.

Les normes qui régissent les décisions relatives au retrait tardif sont énoncées dans les lignes directrices. Elles sont également incluses dans les Lignes directrices pour l’examen des requêtes ou des appels par les comités des facultés du comité d’appel du Sénat universitaire.

Lignes directrices relatives à l’octroi de la mention Retiré d’un cours

Conformément à la politique sur le retrait d’un cours, l’option de la mention Retiré d’un cours est accessible au comité des requêtes ou des appels comme décision dans le cadre d’une requête ou d’un appel relativement au retrait tardif d’un cours dans une situation de détresse. La décision d’accorder la mention Retiré d’un cours sera guidée par les facteurs suivants :

  • la détresse peut être raisonnablement considérée comme la cause de la décision de l’étudiant de ne pas abandonner, ou de son incapacité à abandonner, le cours avant la date limite pour le retrait;
  • la détresse inclut des difficultés liées à la transition vécues par les étudiants pendant leur session à l’Université;
  • la détresse est clairement documentée; et
  • la requête est déposée dans les plus brefs délais après la date limite manquée pour le retrait, « dans les plus brefs délais » étant défini comme la période affectée par la détresse.

Lignes directrices relatives à la Suppression d’un cours du relevé de notes

La suppression d’un cours d’un relevé de notes constitue une modification importante du dossier scolaire d’un étudiant. Par conséquent, elle ne doit être accordée que rarement, en reconnaissance de circonstances exceptionnelles ou pour corriger une erreur. La décision d’accorder la Suppression d’un cours du relevé de notes devrait être guidée par les circonstances et les facteurs suivants :

  1. Suppression en raison de la non-participation à un cours pour corriger une erreur

Facteurs :

  • l’instructeur confirme qu’à sa connaissance, l’étudiant ne s’est jamais présenté au cours et n’a pas remis de travaux;
  • l’étudiant n’a pas déjà présenté de requête pour les mêmes motifs et n’a jamais reçu d’avertissement écrit préalable concernant les dates limites pour le retrait.
  1. Suppression pour le motif que la rétroaction scolaire fournie avant la date limite pour le retrait est inférieure à celle requise par la Politique du Sénat universitaire sur le modèle d’évaluation et la rétroaction

Facteurs :

  • l’instructeur confirme qu’il n’a pas fourni la rétroaction requise à la classe avant la date limite pour le retrait (n’est pas destiné à couvrir les cas où l’étudiant n’a pas reçu de rétroaction parce qu’il n’a pas effectué son travail sans circonstances atténuantes, sans avoir assisté aux cours et sans avoir pris contact avec le directeur du cours);
  • la requête est déposée dans les plus brefs délais après le retour du premier travail évalué par l’instructeur.
  1. Suppression en raison de détresse grave et prolongée

Facteurs :

  • la détresse grave (p. ex., maladie grave, situation accablante de la vie) a empêché un étudiant de maintenir sa participation au cours après la date limite pour le retrait;
  • la détresse est clairement documentée.

[1] « Tentative » est défini comme cours terminé pour lequel une note finale a été consignée.